DESKRIPSI TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Pelatihan mengenai implementasi sistem pengarsipan elektronik dan manajemen dokumen sangat penting dalam konteks perusahaan modern yang semakin bergantung pada teknologi. Pelatihan ini membekali karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk mengadopsi, mengelola, dan memanfaatkan sistem pengarsipan elektronik secara efektif. Pentingnya pelatihan ini terletak pada kemampuan untuk mengurangi resistansi terhadap perubahan dan memastikan bahwa personel perusahaan dapat memahami secara menyeluruh bagaimana memanfaatkan fitur-fitur canggih yang disediakan oleh sistem tersebut. Dengan pelatihan yang tepat, karyawan dapat mengoptimalkan proses pengarsipan dan manajemen dokumen, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi risiko kesalahan. Selain itu, pelatihan juga mencakup aspek keamanan dan kepatuhan, memastikan bahwa pengguna sistem memiliki pemahaman yang mendalam tentang cara menjaga kerahasiaan dan integritas dokumen yang disimpan. Dengan demikian, pelatihan mengenai implementasi sistem pengarsipan elektronik dan manajemen dokumen bukan hanya menguntungkan perusahaan dalam hal efisiensi operasional, tetapi juga dalam menjaga keamanan dan kualitas informasi yang dimiliki.

TUJUAN TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

1. Pemahaman Konsep Dasar: Pelatihan bertujuan untuk memberikan pemahaman mendalam kepada peserta mengenai konsep dasar dari sistem pengarsipan elektronik dan manajemen dokumen. Ini mencakup pemahaman tentang bagaimana dokumen dapat dibuat, disimpan, diindeks, dan diakses secara elektronik.
2. Peningkatan Efisiensi Operasional: Salah satu tujuan utama adalah meningkatkan efisiensi operasional dalam pengelolaan dokumen. Peserta akan belajar cara menggunakan fitur-fitur sistem untuk mengoptimalkan proses pencarian, pengambilan, dan distribusi dokumen, sehingga mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk tugas-tugas tersebut.
3. Keamanan dan Kepatuhan: Pelatihan juga akan menyoroti pentingnya keamanan informasi dan kepatuhan terhadap regulasi. Peserta akan diberikan pemahaman tentang bagaimana melindungi dokumen yang sensitif dan memastikan bahwa implementasi sistem ini sesuai dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
4. Manajemen Perubahan: Implementasi sistem baru sering kali melibatkan perubahan dalam kebiasaan kerja dan proses operasional. Pelatihan bertujuan untuk membantu karyawan mengelola perubahan ini dengan memberikan keterampilan komunikasi, pemecahan masalah, dan adaptasi terhadap teknologi baru.
5. Peningkatan Kolaborasi: Sistem pengarsipan elektronik juga dapat meningkatkan kolaborasi antar tim dan departemen. Pelatihan ini akan memberikan peserta pemahaman tentang bagaimana berbagi dan bekerja sama pada dokumen secara efektif, meningkatkan kolaborasi dan produktivitas keseluruhan organisasi.

MATERI TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

1. Pengantar Sistem Pengarsipan Elektronik
   • Definisi dan konsep dasar
   • Perbandingan dengan sistem pengarsipan tradisional
2. Manfaat dan Tujuan Implementasi
   • Efisiensi operasional
   • Reduksi biaya dan keberlanjutan
   • Peningkatan aksesibilitas dan kolaborasi
3. Pemilihan Sistem yang Tepat
   • Evaluasi kebutuhan organisasi
   • Memahami fitur-fitur kunci
   • Pemilihan vendor dan solusi yang sesuai
4. Proses Implementasi
   • Perencanaan proyek
   • Pengelolaan perubahan
   • Integrasi dengan sistem yang sudah ada
5. Pemahaman tentang Keamanan Dokumen
   • Enkripsi dan akses terbatas
   • Audit trails dan pelacakan aktivitas
   • Kepatuhan terhadap regulasi keamanan informasi
6. Manajemen Versi Dokumen
   • Konsep kontrol versi
   • Pencegahan kehilangan data
   • Pemulihan dokumen
7. Pengindeksan dan Metadata
   • Strategi pengindeksan
   • Penggunaan metadata untuk pencarian yang efektif
   • Konsistensi dalam penamaan dan penomoran dokumen
8. Pelatihan Pengguna Akhir
   • Pengoperasian dasar sistem
   • Strategi pencarian dokumen
   • Kolaborasi dan berbagi dokumen
9. Pemeliharaan dan Dukungan
   • Rutinitas pemeliharaan sistem
   • Penanganan masalah umum
   • Pembaruan perangkat lunak dan keamanan
10. Evaluasi dan Pengukuran Keberhasilan
    • Penilaian efektivitas implementasi
    • Pengukuran efisiensi operasional
    • Umpan balik dari pengguna
11. Aspek Hukum dan Kepatuhan
    • Hak cipta dan kepemilikan dokumen
    • Pemenuhan peraturan privasi dan keamanan data
    • Tanggung jawab hukum terkait pengelolaan dokumen
12. Studi Kasus dan Praktek Lapangan
    • Penerapan konsep-konsep yang dipelajari pada kasus nyata
    • Diskusi dan analisis hasil implementasi pada organisasi lain

PESERTA TRAINING IMPLEMENTATION OF ELECTRONIC FILING AND DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

1. Pegawai Administratif dan Sekretaris:
   • Mempelajari cara menggunakan sistem untuk menyimpan dan mengelola dokumen administratif sehari-hari.
2. Manajer dan Pemimpin Tim:
   • Memahami bagaimana sistem dapat membantu dalam pengambilan keputusan dan pemantauan kinerja tim.
3. Staf IT:
   • Mendapatkan pengetahuan teknis mengenai implementasi, integrasi, dan pemeliharaan sistem pengarsipan elektronik.
4. Staf Keamanan Informasi:
   • Memahami aspek keamanan dokumen elektronik dan penerapan kebijakan keamanan informasi.
5. Karyawan pada Bidang Hukum dan Kepatuhan:
   • Menyelidiki bagaimana sistem dapat membantu dalam memenuhi persyaratan hukum dan regulasi kepatuhan.
6. Pengguna Akhir dan Tim Operasional:
   • Menerima pelatihan tentang penggunaan sehari-hari sistem, termasuk pencarian dokumen, kolaborasi, dan manajemen versi.
7. Manajer Proyek:
   • Memahami langkah-langkah perencanaan dan pengelolaan perubahan dalam mengimplementasikan sistem baru.
8. Staf Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (SDM):
   • Merancang dan memberikan pelatihan internal kepada karyawan.
9. Manajer Keuangan:
   • Memahami cara sistem dapat membantu dalam manajemen dokumen keuangan dan pemeriksaan.
10. Pengawas Kualitas:
    • Menggunakan sistem untuk memantau dan meningkatkan kualitas dokumen dan proses terkait.
11. Staf yang Terlibat dalam Audit Internal:
    • Memahami bagaimana sistem dapat mendukung kegiatan audit internal dan pemeriksaan.
12. Pemilik Bisnis atau Pengusaha:
    • Memahami manfaat bisnis dan dampak implementasi sistem pada efisiensi dan produktivitas organisasi.

Jadwal Training Jakarta Fix Running di Tahun 2024

Peserta dapat pesan / customize jadwal pelaksanaan training  selain tanggal yang sudah kami agendakan. 

Lokasi Pelatihan Training selain di Jakarta

1. Yogyakarta, Hotel Dafam Malioboro
2. Bandung, Hotel Neo Dipatiukur
3. Bali, Hotel Ibis Kuta
4. Lombok, Hotel Jayakarta
5. Surabaya, Hotel Neo Gubeng

Investasi Training Jakarta

Investasi pelatihan tahun 2024 ini Rp 6.900.000/ peserta dengan minimal pelaksanaan 3 peserta setiap batch nya. Anda akan mendapatkan harga lebih kompetitif jika pelatihan diselenggarakan secara In House Training (IHT) minimal dengan 10 peserta setiap angkatan/ batch nya. Untuk detail biaya investasi pelatihan ini silahkan menghubungi tim marketing Training Jakarta dan dapatkan harga investasi terbaik.

Hubungi segera tim marketing kami untuk mendapatkan biaya investasi terbaik. silahkan hubungi melalui WhatsApp berikut ini

Admin : +6282297675557